社長の1週間の業務を棚卸しする方法

事前に揃える3点

申込ページと同じ3点です。ご予約日の前日までにご用意ください。

1. 1.直近1週間の業務を、業務名・1回の所要時間・頻度・使用ツールとともに書き出す

   何が、どれだけの時間で、どの道具で起きているかを一覧にします。

2. 2.実際の業務を連続60分だけ記録し、作業の順番・待ち時間・やり直しをメモする

   一覧の1行では見えない、手順の途中を残します。

3. 3.当日確認したい画面や資料を、機密情報・個人情報を伏せた状態で用意する

   セッション中に、言葉と画面を突き合わせます。

確認資料は当日に画面共有またはお手元で確認します。機密情報・個人情報を含む資料は、申込完了メールへ添付しないでください。

1週間の業務を1行ずつ書く

開くもの

予定表・送信済みメール・手元のタスクに残っている仕事を、順に拾います。

1行に書く項目

• 業務名は、その回にやった仕事の名前にする。「メール」のようにまとめない。
• 1回の所要時間は、その1回にかかった時間を書く。週の合計にはしない。
• 頻度は、その1週間に何回あったかを書く。
• 使用ツールは、その回に開いたソフトや帳票の名前を書く。

書き方の想定例

次の表は書き方の想定例です。実在の顧客の実績ではありません。短縮時間や成果の数字でもありません。

連続60分の記録

一覧のあとで、実際の業務を連続60分だけ記録します。会議の途中でも、文章を書いている途中でも、区切りを待たずに始めて構いません。

メモに残すのは、作業の順番、待ち時間、やり直した箇所、その場で開いた画面です。

記録の想定例

当日に見せる資料

60分の記録に出てきた画面や帳票を、セッションで開けるようにします。顧客の個人名、電話番号、メールアドレスなど、個人情報は伏せてください。紙なら該当行を隠します。画面なら、サンプルデータに切り替えます。

仕分けは当日にやります

事前準備では、分類まで書かなくて構いません。自動化可能・条件付き・対象外への仕分けは、当日に一緒にやります。

無料診断セッション（60分）の当日の進め方

1. 0〜5分ゴールと前提の確認

   今回明らかにしたいことと、情報の取り扱いを確認します。

2. 5〜20分事前準備の確認・補完

   1週間の業務一覧と実作業記録の抜けや認識違いを補います。

3. 20〜35分自動化候補の仕分け

   業務を自動化可能・条件付き・対象外に分け、候補リストを作ります。

4. 35〜50分優先順位と3ヶ月目標

   頻度・所要時間・自動化のしやすさから、着手順と目標を決めます。

5. 50〜60分設計図のお渡し・次の一歩

   候補リストと目標を確認し、始めるかどうかをご判断いただきます。

事前にご用意いただいた内容をもとに社長の業務を棚卸しし、自動化候補リストと3ヶ月の目標を、その場でお渡しします。設計図を見てから、始めるかどうかをご判断ください。